4 Alle Checklisten #
In dem Bereich Alle Checklisten können Sie Alle Checklisten einsehen und bearbeiten. Außerdem gibt Ihnen dieser Bereich einen umfassenden Überblick über alle an Sie zugewiesenen Checklisten.
4.1 Übersicht über Alle Checklisten #
Beim Aufruf des Bereiches Alle Checklisten öffnet sich die Übersicht, welche sich in die Bereiche Filterbereich und Ergebnisliste gliedert.
Der Filterbereich ermöglicht die Eingrenzung Ihrer Ergebnisliste und zeigt derzeit aktive Filter an.
Die Ergebnisliste zeigt die Datensätze auf Basis Ihrer aktiven Filterung an.
4.1.1 Filterung der Checklisten #
Tragen Sie zum Filtern der Ergebnisliste die gewünschten Kriterien ein und klicken Sie anschließend auf Suchen (Vgl. Abschnitt 4.1.1, „Filterung der Checklisten“). Die darunterliegende Ergebnisliste wird daraufhin neu geladen.
In der folgenden Tabelle ist aufgelistet, welche Bedeutungen die Felder des Filterbereiches für die Filterung der Ergebnisliste haben.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Suchfeld | Anhand dieses Suchfeldes können Sie die Ausgabe nach dem Checklistenamen filtern. |
| Typ | Hier können Sie die Ausgabe der Checklisten um den Typen der Checkliste eingrenzen. |
| Verantwortlicher | Hier können Sie einen Verantwortlichen für die Checklisten wählen. |
| Kunde | Hier können Sie nach dem Namen eines Kunden filtern. |
| ab Datum | Geben Sie den Zeitraum an, ab dem die Checklisten angezeigt werden sollen. |
| bis Datum | Geben Sie den Zeitraum an, bis zu dem die Checklisten angezeigt werden sollen. |
| Status | Hier können Sie die Ausgabe der Checklisten, um den Status der Einträge, eingrenzen. |
| Archivierte anzeigen? | Geben Sie an, ob Sie auch archivierte Checklisten sehen wollen. |
| Öffentliche anzeigen? | Hier können Sie öffentliche Checklisten ein- und ausblenden. |
4.1.2 Ergebnisliste der Checklisten #
Unter dem Filterbereich wird die Ergebnisliste auf Basis der Filterkriterien angezeigt. Diese gibt Ihnen, ohne Filterung, alle im System geführten Checklisten aus.
Die Beschreibung zu den einzelnen Spalten der Ergebnisliste können Sie der folgenden Tabelle entnehmen.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Zeigt an, ob die Checkliste archiviert ist. |
| Zeigt an, ob die Checkliste öffentlich ist. |
| Zeigt an, ob Fehler in der Checkliste aufgetreten sind. |
| Kunde | Gibt den Namen des Kunden an. |
| Name | Gibt den Namen der Checkliste an. |
| Typ |
(Checkliste aus Intervall)
(Checkliste aus Vorlage)
|
| erledigt / gesamt |
Gibt an wie viele Checkpunkte der Checkliste angearbeitet sind. Rot - Es wurde noch kein Chechkpunkt der Checkliste abgeschlossen. Gelb - Es wurden bereits Chechkpunkt abgeschlossen, jedoch noch nicht alle. Grün - Alle Checkpunkte einer Checkliste wurden abgeschlossen. |
| Fehler | Gibt die Anzahl der vorgekommenen Fehler an. |
| Bearbeitung | Gibt an, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt eine Checkliste angelegt oder zuletzt bearbeitet hat. |
Die Ergebnisliste zeigt die Datensätze paketweise an. Beim Scrollen nach unten werden, falls vorhanden, weitere Datensätze geladen und angezeigt.
4.2 Checklisten bearbeiten #
Möchten Sie eine vorhandene Checkliste (weiter)bearbeiten, klicken Sie in der Ergebnisliste auf den zu bearbeitenden Datensatz.
Im Kopfbereich sehen Sie die Informationen: Name der Checkliste, Beschreibung der Checkliste sowie den zugehörigen Kunden.
Im Normalfall wird eine Checkliste durch das Abarbeiten aller Einzelpositionen automatisch geschlossen. Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit, die Checkliste manuell zu schließen. Sie schließen die Checkliste, indem Sie die Checkbox Archiviert anklicken und anschließend die Schaltfläche Speichern betätigen. Mit dem manuellen Archivieren einer Checkliste bleiben die Kennzeichen Erledigt und Fehler der Checklistenpositionen unverändert. Die zugehörigen Tickets werden geschlossen.
Des Weiteren können Sie hier den Status öffentlich der Checkliste ändern. Eine öffentliche Checkliste kann von allen berechtigten Mitarbeitern bearbeitet werden. Durch anklicken der Checkbox Öffentlich und anschließendem Speichern erklären Sie die Checkliste für öffentlich oder entfernen diesen Status wieder.
Nach dem Abarbeiten Ihrer Checkpunkte, speichern Sie die Eingaben durch das Betätigen der Speichern-Schaltfläche ab. Der Eintrag wird im System hinterlegt und Sie erhalten zum Abschluss folgende Ausgabe:
Über die Schließen-Schaltfläche gelangen Sie wieder zurück zur Übersicht Ihrer Checklisten (vgl. Abschnitt 4.1, „Übersicht über Alle Checklisten“ ).
In der Bearbeitungsmaske können Sie neben dem Kopfdaten auch die abzuarbeitenden Checkpunkte der Checkliste einsehen und bearbeiten.
4.2.1 Kopfdaten der Checkliste #
Im oberen Teil der Bearbeitungsmaske befinden sich die Informationen über den Ansprechpartner und über die letzten Bearbeitungen.
4.2.2 Checkpunkte abschließen #
Haben Sie einen Checkpunkt abgeschlossen, können Sie dies mittels setzen des Hakens in der Checkbox Erledigt vermerken. Sollte ein Fehler während der Bearbeitung aufgetreten sein, setzen Sie den Haken in der Checkbox Fehler.
Klicken Sie nach Abschluss auf die Speichern-Schaltfläche, um den aktuellen Stand zu speichern.
Für jeden Checkpunkt, der abgeschlossen wurde, wird im Hintergrund ein Ticket erzeugt (siehe Handbuch Ticketverwaltung).
Wurde das Ticketmodul in Ihrem System nicht aktiviert, können Sie diese Funktion nicht nutzten. Sollte ein Checkpunkt fehlerhaft ausgeführt werden, können Sie keine Notizen zur Fehlerbehebung hinterlegen.
Wurde der Checkpunkt ohne Fehler abgeschlossen, wird das Ticket direkt nach der Erzeugung geschlossen. Ist ein Fehler aufgetreten, bleibt das Ticket offen, damit Sie im späteren Verlauf eine weitere Maßnahme für diesen Problemfall aufnehmen können.
Die erzeugten Tickets, werden mit allen nötigen Informationen, wie z.B. Aufgabe und Kunde gefüllt.
Die im Hintergrund erzeugten Ticket können jederzeit über das Ticket-Modul aufrufen werden.
Wenn alle Checkpunkte erleidgt wurden und alle Fehler behoben sind, wird die Checkliste automatisch geschlossen / archiviert.
4.2.3 Reihenfolge der Checkpunkte ändern. #
Wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus der Checkliste befinden und wenn das ändern der Reihenfolge der Checkpunkte in den Paketeinstellungen aktiviert ist, haben Sie die Möglichkeit, die Reihenfolge der Checkpunkte per Drag und Drop zu ändern.
Um die Reihenfolge der Checklistenpunkte
zu ändern, bewegen Sie den Cursor in der Ergebnisliste
auf das Verschieben-Symbol
des betreffenden Datensatzes. Der Cursor ändert sich in ein Hand-Symbol. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Symbol und ziehen
Sie die Zeile bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Position in der Liste.
Lassen Sie die Maustaste los und speichern Sie die neue Reihenfolge durch das Betätigen der Speichern-Schaltfläche ab.
Die neue Reihenfolge der Checkpunkte könnte nun wie oben dargestellt aussehen. Sie haben auch die Möglichkeit, vor dem Speichern weitere Zeilen zu verschieben.
Über die Schließen-Schaltfläche gelangen Sie wieder zurück in die Übersicht aller Checklisten .
4.2.4 Dokumente #
Ziehen Sie ein Dokument, dass Sie anhängen wollen, direkt von Ihrem PC auf diesen Bereich. Das Dokument wird nun automatisch angefügt.
4.2.5 Erinnerung versenden #
Dieser Abschnitt beschreibt wie Sie eine Erinnerung an den Verantwortlichen und Stellvertreter senden bzw. über eine Änderung einer vorhandenen Checkliste informieren.
Rufen Sie zunächst Ihre Checkliste über die Checklistenübersicht auf. In der Bearbeitungsmaske (vgl. Abschnitt 4.2, „Checklisten bearbeiten“) finden Sie im Menü Aktionen den Menüpunkt Erinnerung versenden. Klicken Sie hierauf, wird eine E-Mail mit Basisinformationen zur Checkliste an den aktuellen Verantwortlichen und Stellvertreter verschickt. Dazu wird die hinterlegte E-Mail-Adresse des Benutzers verwendet.
4.3 Checklisten löschen #
Möchten Sie eine selbst erstellte Checkliste
löschen, so klicken Sie in der Ergebnisliste
auf das Löschen-Symbol
des betreffenden Datensatzes. Es öffnet sich ein Fenster mit einer
Sicherheitsabfrage.
Um eine Checkliste zu löschen, klicken Sie auf die Löschen-Schaltfläche. Danach wird die Checkliste aus dem System entfernt und Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung.