Gilt für syndesk sw SynDesk 4.0

4 Kataloge und Prospekte #

Mit Hilfe von Katalogen können Sie zum Beispiel Verfahrensanweisungen, aus verschiedenen Dateien strukturiert in unterschiedlichen Kapiteln erstellen. Diese erstellten Kataloge lassen sich per Auswahl auf das jeweilige Kapitel eingeschränkt ausgeben.

In Prospekten können Sie ähnlich wie in Katalogen PDF-Dateien gebündelt und strukturiert in unterschiedlichen Kapiteln erstellen. Diese erstellten Kataloge lassen sich per Auswahl auf das jeweilige Kapitel eingeschränkt ausgeben.

Im Bereich Kataloge können Sie diese einsehen, anlegen, bearbeiten und löschen. Außerdem gibt Ihnen dieser Bereich einen umfassenden Überblick über Ihre Dokumentarten, mit der Möglichkeit dieses nach bestimmten Kriterien zu filtern, um nur das anzuzeigen, welche für Sie gerade relevant ist.

Für Support-Anfragen ist die Angabe, um welchen Katalog es sich handelt, ungemein wichtig. Jeder technische Support wird danach fragen, um analysieren zu können, welches der beste Weg ist, das von Ihnen geschilderte Problem zu lösen.

4.1 Übersicht der Kataloge #

Bei Aufruf des Bereiches Kataloge öffnet sich die Übersicht, welche sich in die Bereiche Filterbereich und Ergebnisliste gliedert.

Abbildung 4.1: Übersicht der Kataloge #

Die folgende Auflistung klärt die Bedeutung der angezeigten Felder:

: Zum Löschen des angezeigten Datensatzes
Title: Gibt die Bezeichnung des Katalogs an.
Bearbeitung: Gibt an, wann und von wem ein Dokument zuletzt bearbeitet wurde.

4.1.1 Filtern nach Katalogen #

Der Filterbereich ermöglicht die Eingrenzung Ihrer Ergebnisliste und zeigt derzeit aktive Filter an.

Abbildung 4.2: Filtern nach Dokumentarten #

Tragen Sie zum Filtern der Ergebnisliste die gewünschten Kriterien ein und klicken Sie anschließend auf Suchen

Die folgende Auflistung klärt die Bedeutung der angezeigten Felder:

Titel: Filtern Sie nach Ihr Suchergebnis einem von Ihnen festgelegten Titel

Die darunterliegende Ergebnisliste wird daraufhin neu geladen.

Die Ergebnisliste zeigt die Datensätze auf Basis Ihrer aktiven Filterung an.

4.2 Ausgabe eines Katalogs #

Sie haben die Möglichkeit einen bestimmten Katalog auszudrucken oder als PDF-Datei zu nutzen. Setzen Sie einen Haken in der Checkbox vor dem gewünschten Katalog. Mit einem Klick im Menü Ausgabe - Katalog wird dieser samt untergeordneter Elemente als PDF-Datei ausgegeben.

Abbildung 4.3: Ausgabe eines Katalogs #

4.3 Erstellen eines neuen Katalogs #

Wenn Sie einen neuen Katalog erstellen möchten, so klicken Sie im Menü auf Neu - Katalog oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Strukturansicht auf den Strukturknoten dem Sie einen neuen Katalog hinzufügen möchten. Klicken Sie im Anschluss auf Neues Kapitel.

Abbildung 4.4: Rechtsklick in der Strukturansicht #

Im Anschluss öffnet sich die Maske zum Erstellen des Katalogs.

Abbildung 4.5: Erstellen eines neuen Katalogs #

Die folgende Auflistung klärt die Bedeutung der angezeigten Felder:

Titel: Geben Sie in diesem Feld den Titel des Katalogs an.
Archivierte anzeigen: Haken Sie dieses Feld an, wenn Sie möchten das archivierte Inhalte des Katalogs angezeigt werden sollen.
Gelöschte anzeigen: Haken Sie dieses Feld an, wenn Sie möchten das gelöschte Inhalte des Katalogs angezeigt werden sollen.
Gesperrte anzeigen: Haken Sie dieses Feld an, wenn Sie möchten das gesperrte Inhalte des Katalogs angezeigt werden sollen.

4.4 Katalog bearbeiten #

Rufen Sie die Übersicht der Kataloge auf. Klicken Sie zum Bearbeiten eines Katalogs auf die gewünschte Zeile. Dadurch wird der gewählte Katalog im Bearbeitungspanel geöffnet.

Abbildung 4.6: Bearbeiten eines Katalogs #

Die folgende Auflistung klärt die Bedeutung der angezeigten Felder:

Elternkapitel: Wählen Sie das übergeordnete Kapitel zu dem zu bearbeitenden Katalog aus.
Titel: Zeigt den Titel des zu bearbeitenden Katalogs an. Sie können den Titel bei Bedarf anpassen.
Gültigkeit: Geben Sie die Gültigkeit des Kapitels in Monaten an.
Beschreibung: Geben Sie eine passende Beschreibung zu dem zu bearbeitenden Kapitel ein.

Im Reiter Dokumente finden Sie bereits abgelegte Dokumente und folgende Fläche:

Abbildung 4.7: Katalog löschen #

Möchten Sie dem Katalog Dateien hinzufügen, so wählen Sie diese zum Beispiel im Windows-Explorer aus und ziehen Sie diese bei gedrückter linker Maustaste auf diese Fläche. Die Dateien erscheinen nun in der Übersicht. Auch in der Katalogstruktur tauchen die Dateien auf.

Klicken Sie im Anschluss auf Speichern.

4.5 Löschen eines Katalogs #

Wenn Sie einen Katalog löschen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Katalog. Wählen Sie Löschen.

Abbildung 4.8: Katalog löschen #

Möchten Sie den Katalog löschen, so klicken Sie zum Bestätigen im Menü auf Löschen.

4.6 Übersicht der Prospekte #

Bei Aufruf des Bereiches Prospekte öffnet sich die Übersicht, welche sich in die Bereiche Filterbereich und Ergebnisliste gliedert.

Abbildung 4.9: Übersicht der Prospekte #

Die folgende Auflistung klärt die Bedeutung der angezeigten Felder:

: Zum Löschen des angezeigten Datensatzes
Titel: Gibt die Bezeichnung des Prospekts an.
Bearbeitung: Gibt an, wann und von wem ein Prospekt zuletzt bearbeitet wurde.

4.6.1 Filtern nach Prospekten #

Der Filterbereich ermöglicht die Eingrenzung Ihrer Ergebnisliste und zeigt derzeit aktive Filter an.

Abbildung 4.10: Filtern nach Prospekten #

Tragen Sie zum Filtern der Ergebnisliste die gewünschten Kriterien ein und klicken Sie anschließend auf Suchen

Die folgende Auflistung klärt die Bedeutung der angezeigten Felder:

Titel: Filtern Sie nach Ihr Suchergebnis einem von Ihnen festgelegten Titel

Die darunterliegende Ergebnisliste wird daraufhin neu geladen.

Die Ergebnisliste zeigt die Datensätze auf Basis Ihrer aktiven Filterung an.

4.7 Ausgabe eines Prospekts #

Sie haben die Möglichkeit einen bestimmten Prospekt auszudrucken oder als PDF-Datei zu nutzen. Setzen Sie einen Haken in der Checkbox vor dem gewünschten Prospekt. Mit einem Klick im Menü Ausgabe - Prospekt wird dieser samt untergeordneter Elemente als PDF-Datei ausgegeben.

Abbildung 4.11: Ausgabe eines Prospekts #

4.8 Erstellen eines neuen Prospekts #

Wenn Sie einen neuen Prospekt erstellen möchten, so klicken Sie im Menü auf Neu - Prospekt oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Strukturansicht auf den Strukturknoten dem Sie einen neuen Prospekt hinzufügen möchten. Klicken Sie im Anschluss auf Neues Kapitel.

Abbildung 4.12: Rechtsklick in der Strukturansicht #

Im Anschluss öffnet sich die Maske zum Erstellen des Prospekts.

Abbildung 4.13: Erstellen eines neuen Prospekts #

Die folgende Auflistung klärt die Bedeutung der angezeigten Felder:

Titel: Geben Sie in diesem Feld den Titel des Prospekts an.

4.9 Prospekt bearbeiten #

Rufen Sie die Übersicht der Prospekte auf. Klicken Sie zum Bearbeiten eines Prospekte auf die gewünschte Zeile. Dadurch wird der gewählte Prospekte im Bearbeitungspanel geöffnet.

Abbildung 4.14: Bearbeiten eines Prospekts #

Die folgende Auflistung klärt die Bedeutung der angezeigten Felder:

Titel: Zeigt den Titel des zu bearbeitenden Katalogs an. Sie können den Titel bei Bedarf anpassen.
Beschreibung: Geben Sie eine passende Beschreibung zu dem zu bearbeitenden Kapitel ein.

Im Reiter Dokumente finden Sie bereits abgelegte Dokumente und folgende Fläche:

Abbildung 4.15: Dateien hinzufügen #

Möchten Sie dem Prospekt Dateien hinzufügen, so wählen Sie diese zum Beispiel im Windows-Explorer aus und ziehen Sie diese bei gedrückter linker Maustaste auf diese Fläche. Die Dateien erscheinen nun in der Übersicht. Auch in der Prospektstruktur tauchen die Dateien auf.

Klicken Sie im Anschluss auf Speichern.

4.10 Löschen eines Prospekts #

Wenn Sie einen Prospekt löschen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Prospekt. Wählen Sie Löschen.

Abbildung 4.16: Prospekt löschen #

Möchten Sie den Prospekt löschen, so klicken Sie zum Bestätigen im Menü auf Löschen.