1 Dokumente #
Im Bereich Dokumente können Sie Ihre Dokumente einsehen, anlegen, bearbeiten und löschen. Außerdem gibt Ihnen dieser Bereich einen umfassenden Überblick über Ihre Dokumente, mit der Möglichkeit dieses nach bestimmten Kriterien zu filtern, um nur das anzuzeigen, welche für Sie gerade relevant ist.
Für Support-Anfragen ist die Angabe, um welches Dokument es sich handelt, ungemein wichtig. Jeder technische Support wird danach fragen, um analysieren zu können, welches der beste Weg ist, das von Ihnen geschilderte Problem zu lösen.
1.1 Übersicht der Dokumente #
Bei Aufruf des Bereiches Dokumente öffnet sich die Übersicht, welche sich in die Bereiche Filterbereich und Ergebnisliste gliedert.
Die folgende Auflistung klärt die Bedeutung der angezeigten Felder:
-
-Löschen
Zum Löschen des angezeigten Datensatzes
-
-Download
Mit einem Klick auf dieses Symbol haben Sie die Möglichkeit sich die Datei anzusehen oder herunter zu laden.
- Name
Zeigt an, wie das Dokument heißt
- Version
Gibt an, in welcher Version das Dokument sich derzeit befindet.
- Datum
Gibt an, wann das Dokument erstellt wurde.
- Gültigkeit
Zeigt an, bis wann das angezeigte Dokument gültig ist.
- Dokumentenart
Gibt an, zu welcher Art von Dokumenten der Datensatz angehört.
- Status
Gibt an, ob ein Dokument freigegeben oder gesperrt ist.
- Bearbeitung
Gibt an, wann und von wem ein Dokument zuletzt bearbeitet wurde.
1.1.1 Filtern nach Dokumenten #
Der Filterbereich ermöglicht die Eingrenzung Ihrer Ergebnisliste und zeigt derzeit aktive Filter an.
Tragen Sie zum Filtern der Ergebnisliste die gewünschten Kriterien ein und klicken Sie anschließend auf Suchen
Die folgende Auflistung klärt die Bedeutung der angezeigten Felder:
- Dokumenteinsteller
Filtern Sie Ihr Suchergebnis nach dem von Ihnen festgelegten Ersteller des Dokuments.
- Dokumentart
Filtern Sie nach Ihr Suchergebnis einer von Ihnen festgelegten Dokumentart
- Katalog
Filtern Sie Ihr Suchergebnis nach einem von Ihnen festgelegten Katalog
- Geltungsbereich
Filtern Sie Ihr Suchergebnis nach einem von Ihnen festgelegten Geltungsbereich.
- Freigabe
Filtern Sie Ihr Suchergebnis nach einem von Ihnen festgelegten Freigabestatus.
- Ablaufdatum bis
Da es Dokumente gibt, die über eine festgelegte Laufzeit gültig sind, können Sie Ihr Suchergebnis nach einem von Ihnen festgelegten Ablaufdatum filtern.
- gesp. Dok. anzeigen?
Wenn Sie diese Checkbox anhaken, dann können Sie sich gesperrte Dokumente anzeigen lassen.
- arch. Dok. anzeigen?
Wenn Sie diese Checkbox anhaken, dann können Sie sich archivierte Dokumente anzeigen lassen.
Die darunterliegende Ergebnisliste wird daraufhin neu geladen.
Die Ergebnisliste zeigt die Datensätze auf Basis Ihrer aktiven Filterung an.
1.2 Erstellen eines neuen Dokuments #
Wenn Sie ein neues Dokument erstellen möchten, so klicken Sie im Menü auf Neu - Dokument
Die folgende Auflistung klärt die Bedeutung der angezeigten Felder:
- Name
Geben Sie in diesem Feld den Namen des Dokuments an.
- Katalog
Wählen Sie den passenden Katalog zu dem zu erstellenden Dokument aus.
- Kapitel
Wählen Sie das passende Kapitel zum Katalog aus.
- Datum (Stand)
Geben Sie das Versionsdatum des Dokuments an.
- Version
Geben Sie die Versionsnummer des Dokuments an.
In folgender Auflistung wird die Bedeutung der Felder im Reiter Metadaten erläutert:
- Dokumentart
Wählen Sie die Dokumentart des zu erstellenden Dokuments aus.
- Prozess
Legen Sie den Prozess des Dokuments fest.
- Gültigkeit
Geben Sie an, wie lange das Dokument gültig ist.
- Dokumentnummer
Hier können Sie die Dokumentnummer festlegen.
- Geltungsbereiche
Wählen Sie den Bereich aus der für das anzulegende Dokument gelten soll.
- Schlagwörter
Hier können Sie für die Suche berücksichtigte Schlagwörter festlegen. Setzen Sie zwischen den unterschiedlichen Schlagwörtern ein Leerzeichen, damit jedes Wort für sich in der Suche berücksichtigt wird.
- Status
Wählen Sie per Drop-Downmenü den Status des Dokuments aus. Folgende Zustände können Sie auswählen:
- Archiviert
Ist ein Dokument archiviert, so kann man auf den Inhalt des Dokuments zugreifen, dieser ist aber für die Bearbeitung gesperrt.
- Freigegeben
Ist ein Dokument freigegeben, so ist das Dokument öffentlich zugänglich, den Inhalt kann man mit entsprechender Berechtigung bearbeiten.
- Gelöscht
Ist ein Dokument gelöscht, so kann man auf den Inhalt des Dokuments nicht mehr zugreifen.
- Gesperrt
Ist ein Dokument gesperrt, so ist der Inhalt nur für den Ersteller des Dokuments zugänglich.
- In Bearbeitung
Ist ein Dokument in Bearbeitung, wird an dem Dokument gearbeitet. Es ist noch nicht für die Freigabe bereit.
In folgender Auflistung wird die Bedeutung der Spalten im Reiter Versionen erläutert:
-
-Löschen
Wenn Sie eine versehentlich angelegte Version löschen möchten klicken Sie auf dieses Symbol. (vgl. Abschnitt 1.2.2, „Löschen einer Dokumentversion“)
- Name
Gibt den Namen des Dokuments an.
- Version
Gibt die Version des Dokuments an.
- Datum
Gibt das Versionsdatum an.
- Versionsbeschreibung
Gibt die Beschreibung der Version an.
- Gültigkeit
Gibt an, bis wann eine Version gültig ist oder war.
- Dokumentart
Gibt die Dokumentart an.
- Status
Gibt den derzeitigen Status der Dokumentenversion an.
- Bearbeitet
Gibt an, wann die Dokumentversion zuletzt bearbeitet wurde und wer die Dokumentversion zuletzt bearbeitet hat.
1.2.1 Erstellen einer neuen Dokumentversion #
Wenn Sie eine neue Revision eines Dokuments ertellen möchten, so klicken Sie im Menü auf Neu - Dokumentversion. Dieser Vorgang archiviert die alte Dokumentversion, danach ist ein Bearbeiten der alten Version nicht mehr möglich.
1.2.2 Löschen einer Dokumentversion #
Wenn Sie eine Dokumentversion löschen möchten haben Sie die Möglichkeit, diese entgültig zu löschen oder zu archivieren. Archivierte Dokumente können jederzeit wieder hergestellt werden.
Klicken Sie zum Löschen einer Dokumentenversion, im Reiter Versionen in der Dokumentenbearbeitung auf das
-Symbol vor dem zu löschenden Datensatz.
Es öffnet sich eine neue Maske.
Wählen Sie nun in der Löschauswahl aus, ob Sie die Dokumentversion archivieren oder endgültig löschen möchten. Haben Sie Ihre Auswahl getroffen klicken Sie im Menü auf Löschen
1.2.3 Erstellen einer neuen Katalogzuordnung #
Wenn Sie dem Dokument einen Katalog zuordnen möchten, so klicken Sie im Menü auf Neu - Neue Katalogzuordnung.... Im Anschluss dieses Vorgangs, erscheint im Reiter Kataloge diese Zuordnung.
Wählen Sie das passende Kapitel mit dem dazugehörigen Katalog aus.
Bestätigen Sie mit der 
-Schaltfläche.
Rufen Sie den Reiter der Kataloge auf. Klicken Sie zum Bearbeiten eines Dokumenteneintrags auf die gewünschte Zeile. Dadurch wird das gewählte Dokument im Bearbeitungspanel geöffnet. Die Bearbeitung gestaltet sich analog zur Katalogzuordnung (vgl. Abschnitt 1.2.3, „Erstellen einer neuen Katalogzuordnung“).
1.3 Dokument bearbeiten #
Rufen Sie die Übersicht der Dokumente auf. Klicken Sie zum Bearbeiten eines Dokumenteneintrags auf die gewünschte Zeile. Dadurch wird das gewählte Dokument im Bearbeitungspanel geöffnet. Die Bearbeitung gestaltet sich analog zur Anlage eines Dokuments(vgl. Abschnitt 1.2, „Erstellen eines neuen Dokuments“).
1.4 Dokument löschen #
Rufen Sie die Übersicht der Dokumente auf. Klicken Sie zum Löschen eines Dokumenteneintrags auf das
-Symbol vor dem gewünschten Datensatz.
Es öffnet sich eine neue Maske.
Das Löschen eines Dokuments gestaltet sich analog zum Löschen einer Dokumentversion (vgl. Abschnitt 1.2.2, „Löschen einer Dokumentversion“).