3 MFP-Verträge #
In dem Bereich MFP-Verträge unter "MFP"-"MFP-Verträge" können Sie MFP-Verträge einsehen, anlegen, bearbeiten und löschen. Außerdem gibt Ihnen dieser Bereich einen umfassenden Überblick über alle erstellten MFP-Verträge.
3.1 Übersicht über Ihre MFP-Verträge #
Bei Aufruf des Bereiches MFP-Verträge öffnet sich die Übersicht, welche sich in die Bereiche Filterbereich und Ergebnisliste gliedert.
Der Filterbereich ermöglicht die Eingrenzung Ihrer Ergebnisliste und zeigt derzeit aktive Filter an.
Die Ergebnisliste zeigt die Datensätze auf Basis Ihrer aktiven Filterung an.
3.1.1 Filterung der MFP-Verträge #
Tragen Sie zum Filtern der Ergebnisliste die gewünschten Kriterien ein und klicken Sie anschließend auf den Button Suchen (Vgl. Abschnitt 3.1.1, „Filterung der MFP-Verträge“). Die darunterliegende Ergebnisliste wird daraufhin neu geladen.
In der folgenden Auflistung ist erklärt, welche Bedeutungen die Felder des Filterbereiches für die Filterung der Ergebnisliste haben.
- Suchfeld
Anhand dieses Suchfeldes können Sie die Ausgabe nach der Vertragsnummer, der Vertragsart, der Firma, dem Mitarbeiter oder dem Vertragsende des Vertrags filtern.
- Ansprechpartner
Geben Sie eine Zeichenkette mit dem Vor- oder Nachnamen von einem Mitarbeiter ein, nach dem explizit gesucht werden soll.
- Firma
Hier können Sie eine Firma auswählen, um die MFP-Verträge nach der jeweiligen Firma einzugrenzen.
- Vertragsbeziehung
Hier können Sie eine gewünschte Vertragsbeziehung auswählen, nach der gefiltert werden soll.
- Vertragstyp
Hier können Sie einen gewünschten Vertragstyp auswählen, nach dem gefiltert werden soll.
- Vertragsart
Hier können Sie eine gewünschte Vertragsart auswählen, nach der gefiltert werden soll.
- Vertragsende
Wählen Sie ein Datum aus, das die Deadline darstellt. Es wird dann nach allen MFP-Verträgen gefiltert, die zur Deadline noch gültig sind.
- archiviert
Wählen Sie aus, ob Sie nur aktive oder nur archivierte MFP-Verträge suchen möchten.
- Status
Wählen Sie den Status, nach dem Sie filtern wollen.
3.1.2 Ergebnisliste der MFP-Verträge #
Unter dem Filterbereich wird die Ergebnisliste auf Basis der Filterkriterien angezeigt. Diese gibt Ihnen, ohne Filterung, alle im System geführten MFP-Verträge aus.
Die Beschreibung zu den einzelnen Spalten der Ergebnisliste können Sie der folgenden Tabelle entnehmen.
-
-Löschen
Öffnen Sie über diese Schaltfläche die Maske zum Löschen des gewählten Vertrages. Beim Bestätigen wird der gewählte Vertrag gelöscht.Abschnitt 3.3, „MFP-Verträge löschen“
-
-Anhang
Zeigt an, ob Dokumente an einen Vertrag angehängt worden sind.
-
-Geschäftsführer
Gibt an, dass der Vertrag nur für den Geschäftsführer sichtbar ist.
-
-Vorhängeschloss
Zeigt an, dass ein Vertrag bereits archiviert wurde.
- Vertrags-Nr.
Gibt die gespeicherte Identifikationsnummer des Vertrags aus.
- Name
Gibt den Vertragsnamen aus.
- Vertragsgegenstand
Gibt den Vertragsgegenstand an.
- Vertraggeber
Gibt den aktuellen Vertragsgeber/Lieferanten aus.
- Ansprechpartner
Gibt den Ansprechpartner vom Vertragsgeber aus.
- Vertragnehmer
Gibt den aktuellen Vertragsnehmer/Kunden aus.
- Ansprechpartner
Gibt den Ansprechpartner vom Vertragsnehmer aus.
- Betrag (netto) / Monat
Gibt den Betrag je Monat aus.
- Vertragsende
Gibt das Vertragsende aus.
- Bearbeitung
Gibt an, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt einen Vertrag angelegt oder zuletzt bearbeitet hat.
Die Ergebnisliste zeigt die Datensätze paketweise an. Beim Scrollen nach unten werden, falls vorhanden, weitere Datensätze geladen und angezeigt.
3.2 MFP-Verträge erstellen und bearbeiten #
Möchten Sie einen neuen Vertrag erstellen, so betätigen Sie den Menüpunkt Neu → Vertrag. Sie gelangen auf die Erfassungsmaske für einen neuen Vertrag.
Möchten Sie ein vorhandenen Vertrag (weiter-) bearbeiten,
klicken Sie in der Ergebnisliste
auf den zubearbeitenden Datensatz und in der darauf folgenden Ansicht der Erfassungsmaske für MFP-Verträge auf das Stift-Symbol
in der Button-Leiste oben rechts.
Die Eingabefelder dieser Maske werden nach der Beschreibung folgender Auflistung gefüllt:
- Name
Geben Sie hier den Vertragsnamen an. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
- Vertragsgegenstand
Geben Sie hier den Vertragsgegenstand an. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
- Vertrags-Nr.
Geben Sie hier die Vertrags-Nr. oder das Kennzeichen vom Vertrag an. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
- Version
Dieser Wert wird automatisch für den Benutzer erzeugt.
- Vertragsanfang
Wählen Sie das Datum vom Vertragsanfang aus. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
- Vertragsende
Wählen Sie das Datum vom Vertragsende aus. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
- Netto-Preis
Geben Sie hier den Betrag des Vertrages in Netto an. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
- GF?
Setzen Sie ein Häkchen, wenn der Vertrag nur für den Geschäftsführer sichtbar sein soll.
- geschlossen?
Setzen Sie ein Häkchen, wenn der Vertrag abgeschlossen ist.
- Vertragsbeziehung
Wählen Sie eine Vertragsbeziehung aus (z.B. Kunde).
- Vertragsart
Wählen Sie eine bestimmte Vertragsart aus, falls vorhanden.
- Bemerkung
Tragen Sie hier zusätzliche Informationen zu diesem Vertrag ein.
- Vertraggeber
Wählen Sie die Anschrift der jeweiligen Firma an. Die darunter liegenden Adressfelder werden automatisch ausgefüllt, wenn die Firma ausgewählt wurde. Im Ansprechpartnerfeld können Sie nach dem gleichem Prinzip wie beim Firmennamen arbeiten und somit einen Mitarbeiter suchen.
- Vertragnehmer
Wählen Sie die Anschrift der jeweiligen Firma an. Die darunter liegenden Adressfelder werden automatisch ausgefüllt, wenn die Firma ausgewählt wurde. Im Ansprechpartnerfeld können Sie nach dem gleichem Prinzip wie beim Firmennamen arbeiten und somit einen Mitarbeiter suchen.
Manche Felder sind, wie in der oberen Auflistung zu sehen, als Pflichtfelder festgelegt. Diese Felder müssen ausgefüllt werden, um den Datensatz abspeichern zu können. Das Nichtausfüllen eines solchen Feldes führt zu einer Fehlermeldung.
Nach dem Ausfüllen der genannten Felder speichern Sie die Eingaben
durch das Betätigen der Speichern-Schaltfläche ab.
Sollte der Bearbeitungsmodus eingeschaltet gewesen sein, so wird dieser nun wieder geschlossen, indem das Stift-Symbol
in der Button-Leiste oben rechts angewählt wird.
Der Eintrag wird im System hinterlegt und Sie erhalten zum Abschluss
folgende Ausgabe:
Über die Schließen-Schaltfläche gelangen Sie wieder zurück zur Übersicht Ihrer MFP-Verträge (vgl. Abschnitt 3.1, „Übersicht über Ihre MFP-Verträge“ ).
3.2.1 Dokumente #
Erst nach dem Speichern eines Vertrages ist es möglich, beim Erstellen und Bearbeiten von MFP-Verträgen über Drag & Drop Dokumente anzuhängen.
Ziehen Sie ein Dokument, das Sie anhängen wollen, direkt von Ihrem PC auf diesen Bereich. Das Dokument wird nun automatisch angefügt.
3.2.2 Inventar #
Erst nach dem Speichern eines Vertrages ist es möglich, Inventareinträge anzuhängen.
Möchten Sie einem Vertrag Inventareinträge zuordnen, klicken Sie auf den Reiter Inventar. Hier können Sie die Inventareinträge des aktuellen Vertrages verwalten.
3.2.3 Historie #
Wenn Sie den aktuellen Vertrag archivieren möchten und die Versionsnummer vom aktuellen Vertrag erhöhen möchten, dann betätigen Sie den Menüpunkt Aktionen → Version, um die Erfassungsmaske aufzurufen. Die Versionsnummer wird jedes mal erhöht, wenn Sie den Datensatz speichern. Geben Sie die Versionsbeschreibung ein und betätigen Sie dann die Schaltfläche Speichern.
3.3 MFP-Verträge löschen #
Möchten Sie einen Vertrag
löschen, so klicken Sie in der Ergebnisliste
auf das Löschen-Symbol
des betreffenden Datensatzes. Es öffnet sich ein Fenster mit einer
Sicherheitsabfrage.
Um einen Vertrag zu löschen, klicken Sie auf die Löschen-Schaltfläche. Danach wird der Vertrag aus dem System entfernt und Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung.