1 Projekte #
Die SynDesk Projektverwaltung gliedert sich in mehrere Bereiche, die über das Hauptmenü erreichbar sind. Die Bereiche werden im Folgenden kurz aufgelistet und in eigenen Abschnitten näher beschrieben.
- Projekte
Der Hauptbereich zur Aufnahme und Nachverfolgung von Projekten.
- Protokollarten
Die Protokollarten gehören zu den Stammdaten des Moduls und können hier verwaltet werden.
Im Bereich der Projekte geschieht die eigentliche Verwaltungsarbeit. Hier werden neben den organisatorischen Projektdaten auch Protokolle, Dokumente und Aufgaben geführt.
Der nächste Abschnitt zeigt, wie Sie Projekte in der Abschnitt 1.1, „Projektübersicht“ zur weiteren Bearbeitung finden.
1.1 Projektübersicht #
Die Projektübersicht zeigt Ihnen alle verfügbaren Projekte an. Die Übersicht gliedert sich in zwei Hauptbereiche, dem Kopf- und Filterbereich sowie der Ergebnisliste. Während erster bestimmte Suchkritierien festlegt, zeigt letzter die gefilterte Liste an.
Die Bereiche werden in den nächsten Abschnitten Abschnitt 1.1.1, „Kopf- und Filterbereich“, Abschnitt 1.1.2, „Filtern“ und Abschnitt 1.1.3, „Ergebnisliste“ näher beschrieben.
Grundsätzlich werden Ihnen nur Projekte angezeigt, denen Sie auch angehörig sind. Mit bestimmten Benutzerberechtigungen kann diese Einschränkung ausgehebelt werden.
1.1.1 Kopf- und Filterbereich #
Der Kopfbereich gliedert sich in drei Spalten. Links finden sie eine kurze Beschreibung und in der Mitte die Ansprechpartner des Moduls. In der rechten Spalte werden die statistikrelevanten Projektklammern angezeigt. Unterhalb des Kopfes sehen Sie das allgemeine Suchfeld für die Eingrenzung Ihrer Ergebnisliste.
Im rechten Bereich des Kopfes werden die Projektklammern samt Anzahl der zugewiesenen Projekte aufgelistet. Angezeigt werden nur Projektklammern, die den Haken in Statistik anzeigen (vgl. Abschnitt 2.2, „Bearbeiten“ gesetzt haben.
Per Klick auf den Namen der Projektklammer wird die Ergebnisliste ad-hoc gefiltert.
Mehr zum Thema Projektklammern erfahren Sie unter Kapitel 2, Kapitel Projektklammern
1.1.2 Filtern #
Tragen Sie zum Filtern der Ergebnisliste die gewünschten Kriterien ein und klicken Sie anschließend auf Aktualisieren. Die darunterliegende Ergebnisliste wird daraufhin neu geladen.
Gültige Filterfelder und ihre Bedeutung klärt folgende Auflistung.
- Suchbegriff
Anhand dieses Suchfeldes können Sie die Ausgabe nach dem Projektnamen, dem Kunden, dem Projektleiter, dem Projektmitglied sowie dem Status des Projektes filtern.
- Projektname
Filtert die Ergebnisliste auf Projekte die den angegebenen Begriff im Projektnamen führen.
- Kunde
Filtert die Ergebnisliste auf Projekte die den angegebenen Kunden im Projekte führen.
- Projektleiter
Filtert die Ergebnisliste auf Projekte die den ausgewählten Projektleiter besitzen.
- Projektmitglied
Filtert die Ergebnisliste auf Projekte die das ausgewählte Projektmitglied besitzen. Dies kann auch ein Projektleiter sein.
- Status
Zeigt nur die Projekte mit dem gewählten Status an.
- Projektklammer
Zeigt nur die Projekte an, die der gewählten Projektklammer angehören.
1.1.3 Ergebnisliste #
Unter dem Filterbereich wird die Ergebnisliste (vgl. Abschnitt 1.1, „Projektübersicht“) auf Basis der Filterkriterien angezeigt. Diese gibt Ihnen alle vorhandenen Projekte, alphanumerischer nach Titel sortiert, aus.
Wenn Sie ein Panel ausklappen, werden Ihnen die wichtigsten Projekteinfos dargestellt. Grundsätzlich sind alle Panels eingeklappt.
Zum Bearbeiten eines Projekts, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Titelzeile (Ausnahme die Menüschaltflächen). Sie gelangen in der Bearbeitungsmaske (vgl. Kap. Abschnitt 1.2, „Projekte erfassen und bearbeiten“).
1.2 Projekte erfassen und bearbeiten #
Dieses Kapitel befindet sich noch im Aufbau und ist möglicherweise unvollständig.
In diesem Abschnitt wird die Anlage und Bearbeitung von Projekten beschrieben. Weiter werden die einzelnen Aspekte eines Projektes beleuchtet sowie Möglichkeiten der Kommunikation aufgezeigt.
Nach Aufruf eines vorhandene Projekts werden Ihnen die wichtigsten Projektdaten im oberen Bereich, dem Projektkopf, präsentiert. Im unteren Bereich finden Sie diverse Reiter mit weitern angehängten Informationen, die Sie über Klick auf den Reiter anzeigen können.
Die Reiter werden in den nächsten Abschnitten näher beschrieben.
Je nach Berechtigung und in den Paketeinstellungen festgelegten Werten werden Ihnen nicht alle Reiter angezeigt.
1.2.1 Unterprojekte #
Unterhalb des Kopfbereiches befindet sich der Reiter Unterprojekte (vgl. Abbildung 1.6, „Auflistung der Unterprojekte eines Projektes“). In diesem Reiter werden die zugewiesenen Unterprojekte tabellarisch aufgelistet. Neben dem Projektnamen werden der festgelegte Kunde, die Start- und Enddaten sowie Fortschritt und letzte Bearbeitung angezeigt. Mit Klick auf das jeweilige Projekt wird diese in der Arbeitsmaske aufgerufen.
Ein neues Unterprojekt können Sie über das Menü Neu → Unterprojekt erstellen.
Je nach Berechtigung und Projektmitgliedschaft werden einige Projekte möglicherweise nicht angezeigt.
1.2.2 Aufgaben #
Unterhalb des Kopfbereiches befindet sich der Reiter Aufgaben (vgl. Abbildung 1.7, „Auflistung der Aufgaben eines Projektes“). In diesem Reiter werden die zugewiesenen Aufgaben tabellarisch aufgelistet. Mit Klick auf die jeweilige Aufgaben wird diese in der Arbeitsmaske aufgerufen. Die Bearbeitung von Aufgaben und Tickets wird im Abschnitt Abschnitt 3.2, „Ticket erfassen/bearbeiten“ behandelt.
Wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben (vgl. Abschnitt 1.5, „Projektmitglieder einladen“), können Sie eine neue Aufgabe über das Menü Neu → Aufgabe erstellen.
Ist Mein SynDesk aktiv, werden Ihnen nur Ihre zugewiesenen Aufgaben angezeigt. Weitere Infos hierzu erhalten Sie unter Abschnitt 1.4, „Mein SynDesk“.
1.2.3 Projektmitglieder #
Unterhalb des Kopfbereiches befindet sich der Reiter Projektmitglieder (vgl. Abbildung 1.8, „Anzeige der Mitglieder eines Projekts“). In diesem Reiter werden die zugewiesenen Projektmitglieder im Visitenkartenformat inkl. Kontaktdaten aufgelistet. Unter dem Namen des jeweiligen Projektmitglieds wird die Mitgliedsart angezeigt. Diese kann über das Bearbeitensymbol geändert werden. Über das Löschsymbol wird das Mitglied aus dem Projekt entfernt.
Grundsätzlich ist die Einsicht in Projekte nur den jeweils hinterlegten Projektmitgliedern möglich. Mit bestimmten Benutzerberechtigungen kann diese Einschränkung ausgehebelt werden.
Die Bearbeitung von Projektmitgliedern ist nur Projektleitern und -managern möglich.
1.2.4 Protokoll #
Unterhalb des Kopfbereiches befindet sich der Reiter Protokoll (vgl. Abbildung 1.9, „Protokolleinträge eines Projektes“).
Die Protokolleinträge sind nach Datum absteigend sortiert. Vor jedem Eintrag sehen Sie ein Symbol, dass auf die Art des Eintrag hinweist. In der Mitte befindet sich der eigentliche Eintrag. Auf der rechten Seite wird der Zeitstempel und Benutzer der letzten Bearbeitung angezeigt.
Im Abschnitt Abschnitt 3.1, „Übersicht“ erfahren Sie mehr zu Protokolleinträgen und deren Konfiguration.
1.2.5 Dokumente #
Unterhalb des Kopfbereiches befinden sich bis zu 5 Dokumentreiter. (vgl. Abbildung 1.10, „Auflistung der Dokumente eines Projektes“). Diese lassen sich über die Paketeinstellungen anpassen und bennenen.
Die Projektdokumente können mittels Drag and Drop zu dem jeweiligen Reiter hinzugefügt werden. Alternativ ist ein automatischer Abgleich mit lokalen Verzeichnissen über das Programm SynDesk Directory Client möglich. Mehr hierzu finden Sie unter SynDesk Directory Client.
Dokumente werden als Ordnerstruktur dargestellt. Sie haben die Möglichkeit, Ordner anzulegen und zu bearbeiten. Dokumente und Ordner können innerhalb der Struktur beliebig verschoben werden.
1.2.5.1 Dokumente bearbeiten #
Sie haben mehrere Optionen, um die Dokumentreiter zu bearbeiten. Die folgende Tabelle zeigt alle Möglichkeiten.
Nur Projektmitglieder mit der Berechtigung Projektmitglied intern, Projektleiter oder Projektmanager dürfen Dokumente bearbeiten (vgl. Abschnitt 1.4, „Berechtigungen und Benutzerrollen“).
| Aktion | Gilt für | Erreichbar über |
|---|---|---|
| Anlegen | Ordner | Kontextmenü auf übergeordnetem Verzeichnis öffnen. Neuer Ordner auswählen. |
| Anlegen | Dateien | Datei(en) per Drag and Drop auf ein Verzeichnis ziehen. |
| Umbenennen | Datei und Ordner | Kontextmenü auf Datei oder Verzeichnis öffnen. Umbenennen auswählen. |
| Verschieben | Datei und Ordner | Datei oder Verzeichnis per Drag and Drop auf ein anderes Verzeichnis ziehen. |
| Löschen | Ordner | Im Kontextmenü Löschen auswählen. Es können nur leere Ordner entfernt werden. |
| Löschen | Datei | Im Kontextmenü Löschen auswählen. |
1.2.6 Meilensteine #
Unterhalb des Kopfbereiches befindet sich der Reiter Meilensteine (vgl. Abbildung 1.13, „Auflistung der Meilensteine eines Projektes“).
Die Protokolleinträge sind nach Datum absteigend sortiert. Vor jedem Eintrag sehen Sie ein Symbol, dass auf die Art des Eintrag hinweist. In der Mitte befindet sich der eigentliche Eintrag. Auf der rechten Seite wird der Zeitstempel und Benutzer der letzten Bearbeitung angezeigt.
1.2.7 Störungsmeldungen #
Unterhalb des Kopfbereiches befindet sich der Reiter Störungsmeldungen (vgl. Abbildung 1.14, „Auflistung der Störungsmeldungen eines Projektes“).
Die Protokolleinträge sind nach Datum absteigend sortiert. Vor jedem Eintrag sehen Sie ein Symbol, dass auf die Art des Eintrag hinweist. In der Mitte befindet sich der eigentliche Eintrag. Auf der rechten Seite wird der Zeitstempel und Benutzer der letzten Bearbeitung angezeigt.
1.3 Projekte löschen #
Derzeit ist es nicht möglich Projekte zu löschen. Diese Funktion wird in einer der nächsten Versionen implementiert.
1.4 Berechtigungen und Benutzerrollen #
Für das Modul Projektverwaltung existieren einige Benutzerrollen, deren Rechte hier näher erläutert werden:
- Projektmanager
Der Benutzer hat Zugriff auf alle Unterprojekte, Aufgaben, Meilensteine, Störungsmeldungen und das Anlagenbuch. Alle Reiter sind sichtbar. Der Benutzer kann Projektmitglieder und Dokumente anlegen und bearbeiten.
- Projektleiter
Der Benutzer hat Zugriff auf alle Reiter. Der Benutzer kann Unterprojekte, Meilensteine sowie Projektmitglieder und Dokumente anlegen und bearbeiten.
- Projektmitglied intern
Der Benutzer hat Zugriff auf alle Reiter mit Ausnahme der Dokumentenreiter 1 und 5. In den Dokuemntreitern 2, 3 und 4 kann er Dokumente anlegen und bearbeiten.
- Projektmitglied extern
Der Benutzer hat Zugriff auf die Reiter Projekt, Aufgaben, Störungsmeldungen, Anlagenbuch, Dokumente 3 und Dokumente 4. Er darf keine Dokumente bearbeiten oder hinzufügen.
- Projektmitglied Kunde
Der Benutzer hat Zugriff auf die Reiter Projekt, Aufgaben, Störungsmeldungen, Anlagenbuch, Dokumente 3 und Dokumente 4. Er darf keine Dokumente bearbeiten oder hinzufügen.
Die Berechtigung zum Anlegen von Aufgaben und Störungsmeldungen, zum Bearbeiten des Anlagenbuchs und für den Remotezugriff werden für jedes Projektmitglied individuell festegelegt. Dies geschieht über die Maske Projektmitglied einladen bzw. Projektmitglied bearbeiten (vgl. Abschnitt 1.5, „Projektmitglieder einladen“).
1.5 Projektmitglieder einladen #
Sollen weitere Personen auf Ihr Projekt Zugriff erhalten, müssen diese als Beteiligte hinzugefügt werden. Dies geschieht über das Menü Neu → Projektmitglied....
Im folgenden werden die verfügbaren Felder erläutert:
Tragen Sie in das Feld E-Mail die E-Mail-Adresse des Projektmitglieds ein, welches Sie zum Projekt hinzufügen möchten.
TippSofern das Projektmitglied schon im System registriert ist, können Sie statt der E-Mail-Adresse auch den Namen verwenden. Sie erhalten unterhalb des Feldes eine Vorschlagliste aus der Sie das Projektmitglied per Klick auswählen können.
- Mitgliedsart
Im Feld Mitgliedsart ist die Benutzerrolle und die damit verbundene Berechtigung für das neue Projektmitglied zu wählen. Mehr Informationen zu den Benutzerrollen finden Sie im Abschnitt Abschnitt 1.4, „Berechtigungen und Benutzerrollen“.
- Zugehörigkeit
Hier ist die Firma des neuen Projektmitglieds auszuwählen. Damit wird die Zuordnung des Mitglieds zur Firma erreicht und entsprechend im Projektkopf angezeigt.
Dieses Feld kann über die Paketeinstellungen ausgeblendet werden.
- Fernwartung
Hiermit wird festgelegt, ob das Projektmitglied Zugriff auf die Schaltfläche zur Fernwartung im Reiter Projekt erhält.
- Aufgaben erstellen
Legt fest, ob das Projektmitglied neue Aufgaben im Projekt erstellen darf.
- Störungsmeldungen aufgeben
Wenn hier ein Haken gesetzt wird, darf das Projektmitglied neue Störungsmeldungen aufgeben.
- Anlagenbuch anlegen
Hiermit wird dem Projektmitglied das Recht gegeben das Anlagenbuch zu ergänzen.
Nachdem Sie alle Einstellungen für das neue Projektmitglied getroffen haben, klicken Sie zum Übernehmen auf die Häkchen-Schaltfläche. Das Projektmitglied erhält umgehend eine Einladung per E-Mail (vgl. Abbildung 1.16, „Eine beispielhafte E-Mail-Einladung für das Projekt.“).
Sie können nun das nächste Mitglied einladen. Im unteren Bereich des Fensters sehen Sie die in diesem Vorgang eingeladenen Projektmitglieder.
Sollte das Projektmitglied noch nicht im System registriert sein, wird außerdem eine E-Mail mit der Aufforderung zur Registrierung verschickt. Erst hiernach kann der Benutzer auch auf das Projekt zugreifen.
1.6 Aktionen #
Im Projekt haben Sie je nach Berechtigung Zugriff auf einige Sonderfunktionen. Diese verbergen sich hinter dem Menüpunkt Aktionen und werden in diesem Abschnitt näher erläutert.
1.6.1 Projektmitglieder informieren #
Um die Beteiligten über den aktuellen Projektstatus zu informieren, gibt es eine spezielle Methode. Über den Menüpunkt Aktionen → Projektmitglieder informieren wird eine E-Mail generiert und an alle Projektbeteiligten verschickt.
