Gilt für syndesk sw SynDesk 4.0

2 Adressen #

In dem Bereich Adressen speichern Sie Ihre Kunden-, Lieferanten-, Kontaktdaten. Auch eigene Mitarbeiter können Sie hier führen.

Das Menü - Neu ist wie in der folgenden Auflistung aufgebaut:

Kunde: Erstellen Sie einen neuen Kunden (vgl. Abschnitt 2.2, „Adressen erstellen“) Es werden entsprechnende Parameter für das Erstellen eines Kunden vorausgewählt.
Privatkunde: Erstellen Sie einen neuen Privatkunden (vgl. Abschnitt 2.2, „Adressen erstellen“) Es werden entsprechnende Parameter für das Erstellen eines Privatkunden vorausgewählt.
Lieferant: Erstellen Sie einen neuen Lieferanten (vgl. Abschnitt 2.2, „Adressen erstellen“) Es werden entsprechnende Parameter für das Erstellen eines Lieferanten vorausgewählt.
Interessent/Kontakt: Erstellen Sie einen neuen Interessenten/Kontakt (vgl. Abschnitt 2.2, „Adressen erstellen“) Es werden entsprechnende Parameter für das Erstellen eines Interessenten/Kontakt vorausgewählt.
Hersteller: Erstellen Sie einen neuen Hersteller (vgl. Abschnitt 2.2, „Adressen erstellen“) Es werden entsprechnende Parameter für das Erstellen eines Herstellers vorausgewählt.

2.1 Übersicht der Adressen #

Die Ansicht des Moduls gliedert sich in die Bereiche Filterbereich und Ergebnisliste. Im Filterbereich (vgl. Abschnitt 2.1.1, „Filterung der Adressen“) haben Sie die Möglichkeit Ihre Liste im darunterliegenden Bereich einzugrenzen.

Abbildung 2.2: Übersicht der Adressen #

2.1.1 Filterung der Adressen #

Der Filterbereich ermöglicht die Eingrenzung Ihrer Ergebnisliste und zeigt derzeit aktive Filter an. Tragen Sie zum Filtern der Ergebnisliste die gewünschten Kriterien ein und klicken Sie anschließend auf Suchen Die darunterliegende Ergebnisliste wird daraufhin neu geladen. Die Ergebnisliste zeigt die Datensätze auf Basis Ihrer aktiven Filterung an.

Möchten Sie zum Beispiel nur Firmennamen finden, die den Begriff GmbH im Namen tragen, so geben Sie im Feld Firmenname die Zeichenfolge gmbh ein. Klicken Sie anschließend auf Suchen.

Abbildung 2.3: Der Filterbereich der externen Stammdaten #

Die Bedeutungen der verfügbaren Spalten klärt die folgende Auflistung:

Firmenname: Anhand dieses Suchfeldes können Sie die Ausgabe nach dem Firmennamen filtern.
Firmenadresse: Anhand dieses Suchfeldes können Sie die Ausgabe nach der Firmenadresse filtern.
Kunden- / Lieferanten-Nr.: Anhand dieses Suchfeldes können Sie die Ausgabe nach Kunden- und Lieferantennummer filtern.
Versicherungen: Kreuzen Sie an, wenn die zu filternde Adresse der Gruppe Versicherungen angehört.
Hersteller: Kreuzen Sie an, wenn die zu filternde Adresse der Gruppe der Hersteller angehört.
Kunden: Kreuzen Sie an, wenn die zu filternde Adresse der Kategorie Kunden zugeordnet ist.
Lieferanten: Kreuzen Sie an, wenn die zu filternde Adresse der Kategorie Lieferanten zugeordnet ist.

Möchten Sie eine Adressgruppe ändern oder hinzufügen können Sie dies im Kapitel Abschnitt 4.3, „Adressgruppe erstellen“ erledigen.

2.2 Adressen erstellen #

Möchten Sie neue externe Stammdaten erstellen, so betätigen Sie den Menüpunkt Neu. Hier können Sie wählen ob Kunde, Privatkunde, Lieferant, Kontakt oder ein Hersteller angelegt werden soll. Sie gelangen danach zur Erfassungsmaske.

Möchten Sie einen vorhandenen Eintrag (weiter)bearbeiten, klicken Sie in der Stammdatenübersicht auf das Bearbeitensymbol des betreffenden Datensatzes.

Abbildung 2.4: Die Erfassungsmaske #

2.2.1 Anschrift & Kontakt #

Die Eingabefelder der Reiters Anschrift & Kontakt,werden nach der Beschreibung folgender Auflistung gefüllt:

Bezeichnung: Geben Sie an, wie die Bezeichnung der Adresse lautet. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
Anschrift: Geben Sie die Firma oder den Kunden der Anschrift an. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
Adresszusatz: Geben Sie in diesem Feld den Adresszusatz für die Firma oder den Kunden an.
Straße: Geben Sie die Straße der Anschrift für die Firma oder den Kunden an. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
PLZ: Geben Sie die Postleitzahl der Anschrift für die Firma oder den Kunden an. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
Ort: Geben Sie den Ort der Anschrift für die Firma oder den Kunden an. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
Land: Wählen Sie das Land der Anschrift der Firma oder des Kunden aus. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
Telefon: Geben Sie die Telefonnummer für die Firma oder den Kunden ein.
Fax: Geben Sie die Faxnummer für die Firma oder den Kunden ein.
E-Mail: Geben Sie die E-Mailadresse für die Firma oder den Kunden ein.
Internet: Geben Sie die Internetadresse für die Firma oder den Kunden ein.
Standardanrede: Hier können Sie die Standardanrede für Anschreiben der Firma oder des Kunden angeben.

2.2.2 Addresszuordnungen #

Abbildung 2.5: Bearbeitungsmaske für Adresszuordnungen #

Die Eingabefelder des Reiters Adresszuordnungen, werden nach der Beschreibung folgender Auflistung gefüllt:

Adressgruppen: Geben Sie an, welchen Adressgruppen ihr Kontakt zugeordnet werden soll.
Ausführende Gewerke: Geben Sie an, welche Gewerke der Kontakt ausführt.

2.2.3 Kunde #

Wenn Sie einen Kunden anlegen, wechseln Sie zum Reiter Kunde. Achten Sie darauf das das Feld Kunde (Debitor) angehakt ist. Hier können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen die diesem Kunden hinzugefügt werden.

Wenn Sie einen Privatkunden anlegen wechseln Sie zum Reiter Kunde. Achten Sie darauf, dass das Feld Kunde (Debitor) und Privatkunde angehakt ist. Hier können Sie noch weiter Einstellungen vornehmen die diesem Privatkunden hinzugefügt werden.

Abbildung 2.6: Bearbeitungsmaske für den Kunden #

Die Eingabefelder des Reiters Kunde,werden nach der Beschreibung folgender Auflistung gefüllt:

Kunde (Debitor): Kreuzen Sie an, ob der Kontakt als Kunde (Debitor) geführt werden soll.
Kunden-Nr.: Geben Sie hier die Kunden-Nummer des Kontakts an.
Zahlungsziel: Hier können Sie ein Zahlungsziel für den Kunden festlegen.
Wartungsvertrag: Kreuzen Sie an, ob der Kunde einen Wartungsvertrag abgeschlossen hat.
Abrechnung nach §13b UStG: Kreuzen Sie an, ob bei dem Kunden nach §13b UStG abgerechnet wird.
Aufschlag auf netto-EK: Sie können hier für Kalkulationszwecke den prozentualen Aufschlag zum Einkaufspreis angeben.
Rabatt auf netto-EK: Sie können dem Kunden einen Standardmäßigen Rabatt auf den netto-Einkaufspreis gewähren.
Handlingpauschale: Sie können hier für Kalkulationszwecke eine Handlingspauschale für den Kunden hinterlegen.
Gläubiger-Ident.-Nr.: Hinterlegen Sie die Gläubiger-Identifikations-Nummer.

2.2.4 Lieferant #

Wenn Sie einen Lieferanten anlegen, wechseln Sie zum Reiter Lieferant. Achten Sie darauf, dass das Feld Lieferant (Kreditor) angehakt ist. Hier können Sie noch weiter Einstellungen vornehmen die diesem Lieferanten hinzugefügt werden.

Abbildung 2.7: Bearbeitungsmaske für den Lieferanten #

Die Eingabefelder des Reiters Lieferant,werden nach der Beschreibung folgender Auflistung gefüllt:

Lieferant (Kreditor): Kreuzen Sie an, ob der Kontakt als Lieferant (Kreditor) geführt werden soll.
Lieferanten-Nr.: Geben Sie hier die Lieferanten-Nummer des Kontakts an.
Meine Kundennummer: Geben Sie die beim Lieferanten hinterlegte eigene Kundennummer an.
Mein Zahlungsziel: Geben Sie an, welches Zahlungsziel in Tagen Sie mit dem Lieferanten vereinbart haben.

2.2.5 Mitarbeiter #

Abbildung 2.8: Ergebnisliste der im System hinterlegten Mitarbeiter #

Möchten Sie sich Daten von im System hinterlegten Mitarbeiter ansehen, dann klicken Sie auf den Reiter Mitarbeiter.

Die Anzeigefelder des Reiters Mitarbeiter,werden nach der Beschreibung folgender Auflistung gefüllt:

Anzeigename: Gibt den Namen des im System hinterlegten Mitarbeiters an.
Straße: Zeigt die Straße der Anschrift für den Kontakt an, bei dem der Mitarbeiter beschäftigt ist.
PLZ: Zeigt die Postleitzahl der Anschrift für den Kontakt an, bei dem der Mitarbeiter beschäftigt ist.
Stadt: Zeigt den Ort der Anschrift für den Kontakt an, bei dem der Mitarbeiter beschäftigt ist.
Land: Zeigt das Land der Anschrift für den Kontakt an, bei dem der Mitarbeiter beschäftigt ist.
Telefon: Zeigt die Telefonnummer an, unter der der Mitarbeiter erreichbar ist.
Fax: Zeigt die Faxnummer an, unter der der Mitarbeiter erreichbar ist.
Mobil: Zeigt die Mobilfunknummer an, unter der der Mitarbeiter erreichbar ist.
E-Mail: Zeigt die E-Mail Adresse an, unter der der Mitarbeiter erreichbar ist.
Aktiv: Zeigt an, ob der Mitarbeiter noch aktiv im Dienst ist und nicht zum Beispiel in der Rente. Sollten Sie nach einem Ansprechpartner eines Unternehmens suchen, werden in der Ergebnisliste nur die Aktiven aufgeführt.
Status: Zeigt an, ob die eingegebenen Daten vollständig ausgefüllt wurden.

Möchten Sie einen Mitarbeiter löschen, so klicken Sie in der Ergebnisliste auf das Löschen-Symbol des betreffenden Datensatzes. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage.

Möchten Sie Mitarbeiterdaten als VCard exportieren, so klicken Sie in der Ergebnisliste auf das VCard-Symbol des betreffenden Datensatzes.

2.2.6 Weitere Standorte #

Möchten Sie sich Daten von im System hinterlegten weitere Standorte ansehen, dann klicken Sie auf den Reiter Weitere Standorte.

Abbildung 2.9: Die Maske zum Löschen einer Adresse #

Die Anzeigefelder des Reiters Weitere Standorte,werden nach der Beschreibung folgender Auflistung gefüllt:

Anzeigename: Gibt den Namen des im System hinterlegten Weiteren Standorts an.
Straße: Zeigt die Straße der Anschrift für den Standort an.
PLZ: Zeigt die Postleitzahl der Anschrift für den Standort an.
Stadt: Zeigt den Ort der Anschrift für den Standort an.
Land: Zeigt das Land der Anschrift für den Standort an.
Telefon: Zeigt die für den Standort hinterlegte Telefonnummer an.
Fax: Zeigt die Faxnummer an, die für den Standort hinterlegt wurde.
E-Mail: Zeigt die für den Standort hinterlegte E-Mail Adresse an.
Status: Zeigt an, ob die eingegebenen Daten vollständig ausgefüllt wurden.

2.2.7 Bankkonten #

Möchten Sie sich Daten von im System hinterlegten Bankkonten ansehen, dann klicken Sie auf den Reiter Bankkonten.

Abbildung 2.10: Die Erfassungsmaske #

Die Anzeigefelder des Reiters Bankkonten,werden nach der Beschreibung folgender Auflistung gefüllt:

Bankinstitut: Gibt den Namen den Namen des Bankinstituts an.
BIC: Gibt den Bank Identifier Code des Kreditinstituts an.
Inhaber: Zeigt den Inhaber des Kontos an.
Kontonummer: Gibt die Kontonummer des Kontakts an.
IBAN: Gibt die IBAN des Kontakts an.
Clearing-Konto: Dieses Feld zeigt an, ob es sich bei dem hinterlegten Konto um ein Clearing-Konto handelt.
Bearbeiter: Zeigt an, wer den Datensatz angelegt, beziehnungsweise zuletzt bearbeitet hat.

Möchten Sie eine Bankverbindung löschen, so klicken Sie in der Ergebnisliste auf das Löschen-Symbol des betreffenden Datensatzes. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage.

2.2.8 Mitarbeiter anlegen #

Möchten Sie für einen Firmenkontakt einen Mitarbeiter anlegen, so klicken Sie auf Neu → Mitarbeiter. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske.

Abbildung 2.11: Die Erfassungsmaske #

Die Eingabefelder er Bearbeitungsmaske für Mitarbeiter,werden nach der Beschreibung folgender Auflistung gefüllt:

Anrede: Per Dropdown-Menü haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeit für die Anrede des Mitarbeiters.
Vorname: Geben Sie in dieses Feld den Vornamen des Mitarbeiters ein.
Nachname: Geben Sie in dieses Feld den Nachnamen des Mitarbeiters ein.
Geschlecht: Per Dropdown-Menü haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeit für das Geschlecht des Mitarbeiters.
Initialen: Geben Sie die gewünschten Initialen des Mitarbeiters ein.
Aktiv: Kreuzen Sie hier an, ob der Mitarbeiter noch im aktiven Dienst ist oder zum Beispiel durch Rente oder Freistellung als inaktiv gekennzeichnet wird.
VIP: Kreuzen Sie hier an, ob der Mitarbeiter als VIP gekennzeichnet wird.

Die Felder im Reiter Anschrift & Kontakt werden wie folgt beschrieben:

Arbeitsstätte: Ordnen Sie dem Mitarbeiter eine Arbeitsstätte zu.
Telefon: Geben Sie in dieses Feld die Telefonnummer ein unter der der Mitarbeiter erreichbar ist.
Fax: Geben Sie in dieses Feld die Faxnummer ein unter der der Mitarbeiter erreichbar ist.
Mobil: Geben Sie in dieses Feld die Mobilfunknummer ein unter der der Mitarbeiter erreichbar ist.
E-Mail: Geben Sie in dieses Feld die E-Mail Adresse ein unter der der Mitarbeiter erreichbar ist.

Die Felder im Reiter Personaldaten werden wie folgt beschrieben:

Abbildung 2.12: Die Erfassungsmaske #

Personal-Nr.: Geben Sie die Personal-Nr.
Geburtsdatum: Geben Sie das Geburtsdatum des Mitarbeiters ein
Eintrittsdatum: Geben Sie das Datum ein, an dem der Mitarbeiter in das Unternehmen eingetreten ist.
Austrittsdatum: Geben Sie gegebenenfalls das Datum ein, an dem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat.
Familienstand: Wählen Sie per Dropdown-Menü den Familienstand des Moitarbeiters.
Steuerklasse: Wählen Sie per Dropdown-Menü die Steuerklasse des Mitarbeiters.
Kinderfreibetrag: Wählen Sie per Dropdown-Menü den zutreffenden Kinderfreibetrag aus.
Personalgruppe: Wählen Sie per Dropdown-Menü aus, welcher Personalgruppe der Mitarbeiter angehört.
Berufsgruppe: Wählen Sie per Dropdown-Menü aus, welcher Berufsgruppe der Mitarbeiter angehört.
Funktion: Wählen Sie per Dropdown-Menü aus, welche Funktion der Mitarbeiter bekleidet.
Beschäftigungsverhältnis: Wählen Sie per Dropdown-Menü aus, in welchem Beschäftigungsverhältnis der Mitarbeiter angestellt ist.
Position: Wählen Sie per Dropdown-Menü aus, welche Position der Mitarbeiter bekleidet.
Vollmachtsform: Wählen Sie gegebenenfalls per Dropdown-Menü aus, welche Form der Vollmacht dem Mitarbeiter verliehen wurde.

Die Felder im Reiter Projekte werden wie folgt beschrieben:

Abbildung 2.13: Die Erfassungsmaske #

Standard-Projektmitglied: Wählen Sie aus, ob der Mitarbeiter Standard-Projektmitglied ist.

2.2.9 Adresse anlegen #

Wenn Sie eine neue Adresse anlegen wollen, klicken Sie im Menü auf Neu - Adresse.

Die Felder in der Bearbeitungsmaske zur Erfassung einer Adresse werden wie folgt beschrieben:

Abbildung 2.14: Die Erfassungsmaske #

Standard-Rechnungsadresse: Kreuzen Sie an, ob die zu erstellende Adresse die Standard-Rechnungsadresse sein soll.
Bezeichnung: Geben Sie die Bezeichnung der Adresse ein.
Anschrift: In diesem Feld legen Sie den Kunden oder die Firma der Anschrift fest.
Adresszusatz: Geben Sie den Adresszusatz an.
Straße: Geben Sie die Straße der anzulegenden Adresse an.
PLZ: Geben Sie die Postleitzahl der anzulegenden Adresse an.
Ort: Geben Sie den Ort der anzulegenden Adresse an.
Land: Geben Sie das Land an in dem die anzulegenden Adresse liegt.
Land: Geben Sie das Land an in dem die anzulegenden Adresse liegt.
Telefon: Geben Sie eine Telefonnummer an.
Fax: Geben Sie eine Faxnummer an.
E-Mail: Geben Sie eine E-Mail Adresse an.
Internet: Geben Sie eine Internetseite an.
Standardanrede: Legen Sie eine Standardanrede für die Adresse fest.

2.2.10 Bankverbindung anlegen #

Wenn Sie eine neue Bankverbindung anlegen wollen, klicken Sie im Menü auf Neu - Bankverbindung.

Die Felder in der Bearbeitungsmaske zur Erfassung einer Bankverbindung werden wie folgt beschrieben:

Abbildung 2.15: Die Erfassungsmaske #

Bank: Geben Sie das Bankinstitut des Kontakts an.
BIC: Geben Sie den BIC des entsprechenden Bankinstituts an.
Inhaber: Geben Sie den Inhaber des Kontos an.
Kontonummer: Geben Sie die Kontonummer, der Bankverbindung des jeweiligen Kontakts an.
IBAN: Geben Sie die IBAN, der Bankverbindung des jeweiligen Kontakts an.
Clearing-Konto: Geben Sie an, ob es sich bei dem anzulegenden Konto um ein Clearing-Konto handelt.

2.2.11 Kunden anlegen #

Wenn Sie sich in der Bearbeitungs- oder Leseansicht für Firmenkontakte Firmenkontakte befinden, haben Sie die Möglichkeit direkt einen neuen Kundenkontakt anzulegen. Klicken Sie im Menü auf Neu - Kunde.

Die Felder in der Bearbeitungsmaske zur Erfassung eines Kunden werden wie im Kapitel (vgl. Abschnitt 2.2, „Adressen erstellen“ ) beschrieben.

2.3 Adressen bearbeiten #

Rufen Sie die Übersicht der Adresseinträge auf. Klicken Sie zum Bearbeiten eines Adresseintrags auf die gewünschte Zeile. Dadurch wird die gewählte Adresse im Bearbeitungspanel geöffnet. Sofern Sie sich nicht im Bearbeitungsmodus befinden, wird die Seite in der Leseansicht geöffnet.

Abbildung 2.16: Die Erfassungsmaske #

Die Bearbeitung gestaltet sich analog zur Neuanlage.

2.4 Adresse löschen #

Möchten Sie eine Adresse löschen, so klicken Sie in der Ergebnisliste auf das Löschen-Symbol des betreffenden Datensatzes. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage.

Abbildung 2.17: Die Maske zum Löschen einer Adresse #

Um eine Kategorie zu löschen, klicken Sie auf die Löschen-Schaltfläche. Danach wird die Kategorie aus dem System entfernt und Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung.