3 Anwesenheiten #
In dem Bereich Anwesenheiten werden die Arbeitstage und die Verwaltung der Abwesenheitstage wie Urlaub und Krankheitstage in Kalenderform geregelt.
3.1 Übersicht über Ihre Anwesenheiten #
Beim Aufruf des Bereiches Anwesenheiten öffnet sich die Übersicht, welche sich in die Bereiche Filterbereich und Ergebnisliste gliedert.
Der Filterbereich ermöglicht die Eingrenzung Ihrer Ergebnisliste und zeigt derzeit aktive Filter an.
Die Ergebnisliste zeigt die Datensätze auf Basis Ihrer aktiven Filterung an, in diesem Bereich gibt es jedoch keine aktiven Filter, sondern nur ein Steuerelement.
3.1.1 Filterbereich der Anwesenheiten #
Tragen Sie zum Auswählen der Ergebnisliste die gewünschten Daten in die Filterelemente ein und klicken Sie anschließend auf Suchen (Vgl. Abschnitt 3.1.1, „Filterbereich der Anwesenheiten“). Die darunterliegende Ergebnisliste wird daraufhin neu geladen.
In der folgenden Auflistung ist erläutert welche Wirkung die Filterelemente des Filterbereichs auf die Ergebnisliste haben:
- Monat
Der Kalender lässt sich ganz einfach durch den Filter Monat auf den gewünschten filtern. Der Filter ist standardmäßig auf den aktuellen Monat gesetzt.
- Jahr
Der Kalender lässt sich neben dem Monat ebenso auf ein spezifisches Jahr filtern. Dazu muss nur unter dem Filter Jahr das gewünschte eingetragen werden und die Ergebnisliste passt sich der Auswahl an. Der Filter ist standardmäßig auf das aktuelle Jahr gesetzt.
3.1.2 Ergebnisliste der Anwesenheiten #
Unter den Filtern wird die Ergebnisliste auf Basis der Auswahl der Filterelemente angezeigt.
Die Ergebnisliste muss manuell aktualisiert werden. Bei Aufruf der Übersicht über die Anweseneheitstage erscheint in der Menüleiste der Punkt Aktionen, welcher bei Klick eine Unterauswahl öffnet. Auswertungen aktualisieren... aktualisiert die Übersicht.
Die Übersicht über die Anwesenheiten wird in einer Tabellenform dargestellt und weist unterschiedliche Farb- sowie Buchstabenkennungen für je ein verschiedenen Anwesenheitsstatus auf. Diese werden in der folgenden Tabelle näher beschrieben.
Die Auswahl der ½-Eingaben, wie z.B. ein halber Urlaubstag etc., führt dazu, dass die Ist-Zeit jeweils mit 50 % der Soll Arbeitszeit gerechnet wird. Zwei ½-Eingaben führen dazu, dass die Ist-Arbeitszeit daher mit 100% der Soll-Arbeitszeit gerechnet wird. Die tatsächlichen AZ Buchungen werden zusätzlich geführt.
Liegen für einen Tag mit einer Eingabe, z.B. Urlaub, Feiertag etc., AZ-Buchungen vor, obwohl durch die getroffen Eingabe keine Anwesenheit erforderlich ist, wird dies durch ein * gekennzeichnet (z.B. Urlaub mit Anwesenheit). Die Ist Arbeitszeit wird mit 100% der Soll Arbeitszeit gerechnet und zusätzlich zu den AZ Buchungen hinzugerechnet.
Die Eingabe Krank führt immer dazu, dass unabhängig von den gemachten Buchungen die Ist Zeit auf die Soll Arbeitszeit gestellt und begrenzt wird, unabhängig von den bereits getätigten Buchungen. Bei anderen Eingaben wird die Ist-Zeit immer mitgezählt.
In der folgenden Tabelle befindet sich eine Gesamtauflistung aller möglichen Anwesenheitsstatus samt Beschreibung und Kennung:
- Abwesenheit
Der Mitarbeiter war an diesem Tag nicht anwesend. Kennung: X / Rot
- Anwesenheitstag
Der Mitarbeiter war an diesem Tag des Monats anwesend. Kennung: A / Grün
- Krankheitstage
Der Mitarbeiter war an diesem Tag des Monats krank. Kennung: K / Orange
- Anwesend + Krank
Der Mitarbeiter ist zuerst anwesend und meldet sich dann krank. Kennung: K* / Orange
- Urlaub
Der Mitarbeiter war an diesem Tag abwesend, weil dieser sich im genehmigten Urlaub befindet. Kennung: U / Blau
- Anwesend + Urlaub
Ist der Mitarbeiter zuerst anwesend und hat dann Urlaub, muss eine manuelle Buchung vorgenommen werden. Kennung: U* / Blau
- ½ Urlaubstag + MA anwesend
Es ist ein Halber Urlaubstag genehmigt. Die Person war anwesend. Kennung: HU|A / Blau
- ½ Urlaubstag + MA nicht anwesend
Es ist ein Halber Urlaubstag erfasst / genehmigt. Der Mitarbeiter war an dem Tag nicht anwesend. Kennung: HU|X / rot
- ½ Urlaubstag + MA krank
Es ist ein Halber Urlaubstag erfasst / genehmigt. Der Mitarbeiter war an dem Tag krank. Kennung: HU|K / orange
- ½ Urlaubstag + MA Sonderurlaub
Mitarbeiter bekommt einen halben Tag Sonderurlaub und hat den Rest über Urlaub abgegolten. Kennung: HU|SU / blau
- ½ Tag Sonderurlaub + Mitarbeiter Anwesend / nicht anwesend / Krank
Es gibt einen genehmigte Anspruch auf einen halbe Tag Sonderurlaub. Kennung: HSU | X/A rot / blau
- ½ Tag unbezahlter Urlaub + Mitarbeiter Anwesend / nicht anwesend / Krank
Siehe HU
- Feiertage
Die Feiertage werden manuell eingepflegt. Kennung: Grau
- Sonderurlaub
Es gibt aus bestimmten Gründen einen gesetzlichen oder betriebsbedingten Anspruch auf Urlaub. Kennung: SO / Blau
- Unbezahlter Urlaub
Der Mitarbeiter hat sich unbezahlten Urlaub genommen. Kennung: UU / Blau
- Anwesend, kein Arbeitstag
Reine Ist-Zeiterfassung. Kennung: A*
Der Kalender kann über die Schalfläche Ausgabe mit dem Auswahlelement Anwesenheitsübersicht im pdf Format gespeichert bzw. ausgedruckt werden.
3.2 Eingabe erstellen und bearbeiten #
Möchten Sie eine neue Eingabe erstellen, so betätigen Sie den Menüpunkt Neu → Eingabe. Sie gelangen zu der Erfassungsmaske für eine neue Eingabe.
Möchten Sie eine bereits hinterlegte Eingabe (weiter)bearbeiten, so klicken Sie in dem Kalender auf die betroffenen Eingabe.
Die Eingabefelder dieser Maske, werden nach der Beschreibung folgender Auflistung gefüllt:
- Mitarbeiter
In diesem Feld wird der Mitarbeiter angegeben, für den die Eingabe gilt.
- Beginn
In diesem Feld wird das Anfangsdatum der An- / bzw. Abwesenheit angegeben.
- Ende
In diesem Feld wird das Enddatum der An- / bzw. Abwesenheit angegeben.
- Art
In dem Feld der Art wird der Typ der An- / bzw. Abwesenheit definiert.
Manche Felder sind, wie in der obigen Tabelle zu sehen, als Pflichtfelder festgelegt. Diese Felder müssen ausgefüllt werden, um eine AZ-Buchung abspeichern zu können. Das Nichtausfüllen eines solchen Feldes führt zu einer Fehlermeldung.
Nach dem Ausfüllen der genannten Felder, speichern Sie die Eingaben durch das Betätigen der Speichern-Schaltfläche ab. Der Eintrag wird folglich im System hinterlegt.
Über die Schaltfläche Schließen gelangen Sie wieder zurück in die Übersicht Ihrer Anwesenheiten (vgl. Abschnitt 3.1, „Übersicht über Ihre Anwesenheiten“ ).
Nach dem Speichern der Buchung führt dies zu einer Überprüfung der geplanten Änderungen und einer finalen Freigabe der Anwesenheit.