12 Zeitarten #
Der erste Schritt die Zeiterfassung optimal einzurichten beginnt hier. Legen Sie zuerst eine neue Zeitart an.
In dem Bereich der Zeitarten legen Sie fest, zu welchen Aktionen sich Mitarbeiter ein- und ausbuchen können.
Unterschieden wird zwischen folgenden Arbeitszeittypen:
| Feld | Bedeutung | Art | Buchung | Erfassungsart |
|---|---|---|---|---|
| Anwesenheit | Kann individuell festgelegt werden und mit einem Faktor hinterlegt werden. | individuell | Terminal, Stempeluhr, AZ Buchung | Zeiterfassung |
| Krank | Mitarbeiter wird als Krank geführt. | Standard, nicht änderbar | Nur Admin über AZ Buchung | Zeiterfassung, Tageserfassung |
| Pause | Zeit wird als Pausenzeit geführt. | Standard, nicht änderbar | Terminal, Stempeluhr, AZ Buchung | Zeiterfassung, Tageserfassung |
| Urlaub | Mitarbeiter wird als im Urlaub geführt. | Standard, nicht änderbar | Nur Admin über AZ Buchung | Zeiterfassung, Tageserfassung |
| Urlaub, unbezahlt | Mitarbeiter hat unbezahlten Urlaub, dieser Fleißt nicht in die Berechnung der Urlaubstage ein. | Standard, nicht änderbar | Nur Admin über AZ Buchung | Zeiterfassung, Tageserfassung |
| Sonder-urlaub | Mitarbeiter bekommt Sonderurlaub. | Standard, nicht änderbar | Nur Admin über AZ Buchung | Zeiterfassung, Tageserfassung |
Sie können Ihre Zeitarten einsehen, anlegen, bearbeiten und löschen. Außerdem gibt Ihnen dieser Bereich einen umfassenden Überblick über all Ihre Zeitarten, mit der Möglichkeit diese nach bestimmten Kriterien zu filtern, um nur die anzuzeigen, die für Sie gerade relevant sind.
12.1 Übersicht über Ihre Zeitarten #
Beim Aufruf des Bereiches Zeitarten öffnet sich die Übersicht, welche sich in die Bereiche Filterbereich und Ergebnisliste gliedert.
Der Filterbereich ermöglicht die Eingrenzung Ihrer Ergebnisliste und zeigt derzeit aktive Filter an.
Die Ergebnisliste zeigt die Datensätze auf Basis Ihrer aktiven Filterung an.
12.1.1 Filterung der Zeitarten #
Tragen Sie zum Filtern der Ergebnisliste die gewünschten Kriterien ein und klicken Sie anschließend auf Suchen (Vgl. Abschnitt 12.1.1, „Filterung der Zeitarten“). Die darunterliegende Ergebnisliste wird daraufhin neu geladen.
In der folgenden Auflistung ist die Bedeutung der Felder des Filterbereiches für die Filterung der Ergebnisliste erläutert.
- Zeitart
Hier haben Sie die Möglichkeit die Ergebnisse nach einer spezifischen Zeitart zu filtern.
12.1.2 Ergebnisliste der Zeitarten #
Unter dem Filterbereich wird die Ergebnisliste auf Basis der Filterkriterien angezeigt. Diese gibt Ihnen - ohne Filterung - alle im System geführten Zeitarten aus.
Die Beschreibung zu den einzelnen Spalten der Ergebnisliste können Sie der folgenden Tabelle entnehmen.
-
Öffnen Sie über diese Schaltfläche die Maske zum Löschen, um eine Zeitart Abschnitt 12.3, „Zeitarten löschen“ zu löschen.
- Zeitart bearbeiten
Öffnen Sie per Klick auf den Datensatz die Bearbeitungsmaske, um eine Zeitart Abschnitt 12.2, „Zeitarten erstellen und bearbeiten“ zu bearbeiten.
- Zeitart
In dieser Spalte wird der Name der Zeitart angezeigt.
- Label
Das Label einer Zeitart dient der Wiedererkennung. Es besteht aus dem Icon und der Hintergrundfarbe.
- Quicklogin
Hierüber wird ausgewählt, welche Zeitarten in der mobilen Ansicht auf dem Startbildschirm zu sehen sind.
- Kalendereintrag
Die Einträge werden im Dispo-Kalender nur angezeigt, wenn für die jeweilige Zeitart der Haken gesetzt ist.
- Systemzeitart
Ist der Haken hier gesetzt, so ist die Zeitart eine voreingestellte, welche nicht bearbeitet oder gelöscht werden kann.
- Arbeitszeitfaktor
Hier wird festgelegt, mit welchem Faktor die Zeitbuchung letztendlich abgerechnet wird, indem die Zeitspanne der Buchung mit dem Arbeitszeitfaktor multipliziert wird.
- Bearbeitung
Die Bearbeitung gibt an, wer die Buchung zuletzt bearbeitet hat und wann diese Änderung stattgefunden hat.
Die Ergebnisliste zeigt die Datensätze paketweise an. Bei dem Aufruf der Ergebnisliste werden nicht alle Datensätze angezeigt. Scrollen Sie mit Ihrer Maus an das Seitenende, um weitere Datensätze zu laden und die Ergebnisliste so zu vergrößern.
12.2 Zeitarten erstellen und bearbeiten #
Möchten Sie eine neue Zeitart erstellen, so betätigen Sie den Menüpunkt Neu → Zeitart. Nun gelangen Sie zu der Erfassungsmaske für eine neue Zeitart.
Möchten Sie eine vorhandene Zeitart (weiter)bearbeiten, so klicken Sie in der Übersicht auf den betroffenen Datensatz.
Bei der Erfassung eines Tages wird automatisch die Arbeitszeit auf den Soll-Wert angepasst. Der Beginn wird auf entweder auf den frühstmöglichen Zeitpunkt (fester Dienstplan) oder auf einen passenden Wert (freier Dienstplan) gesetzt. Der Endwert wird so gesetz, dass die Soll-Zeit erfüllt wird. Es wird im Status ein Hinweis „Tagerfassung System“ angezeigt.
Die Eingabefelder dieser Maske, werden nach der Beschreibung folgender Tabellen gefüllt:
- Bezeichnung
In diesem Feld wird der Name der Zeitart hinterlegt. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld!
- Buchbar von:
Hier wird festgelegt, für welche Mitarbeiter die Zeitart buchbar ist. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld!
- Symbol
Dieses Feld dient der Wiedererkennung der Zeitart. Das Symbol wird innerhalb des Labels dargestellt. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld!
- Hintergrundfarbe
Die Hintergrundfarbe dient ähnlich wie das Symbol dem Wiedererkennungszweck und hinterlegt das Label der Zeitart mit der ausgewählten Farbe. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld!
- Schriftfarbe
Die Schriftfarbe ist ebenfalls auf das Label bezogen und dient folglich demselben Zweck wie die Hintergrundfarbe und das Symbol. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld!
- Quicklogin
Mit dem Setzen eines Hakens in diesem Feld wird die Zeitart im Quick-login Fenster des Smarttrackers - der passenden App zur Zeiterfassung - implementiert. Hiermit sollen wichtige und zentrale Zeitbuchungen hervorgehoben werden. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld!
- Zeitfaktor
Der Zeitfaktor ist ein Element zur Berechnung der letztendlich verbuchten Arbeitszeit. Eine aktive Buchung, welche mit der jeweiligen Zeitart versehen ist, wird mit diesem Faktor verrechnet. Pausen werden beispielsweise mit dem Faktor „0“ versehen, um Pausenzeiten nicht mit in die totale Arbeitszeit mit zu verrechnen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld!
Manche Felder sind, wie in der obigen Tabelle zu sehen, als Pflichtfelder festgelegt. Diese Felder müssen ausgefüllt werden, um die Zeitart abspeichern zu können. Das Nichtausfüllen eines solchen Feldes führt zu einer Fehlermeldung.
Nach dem Ausfüllen der genannten Felder, speichern Sie die Eingaben durch das Betätigen der Speichern-Schaltfläche ab. Der Eintrag wird folglich im System hinterlegt.
Über die Schaltfläche Schließen gelangen Sie wieder zurück in die Übersicht Ihrer Zeitarten (vgl. Abschnitt 12.1, „Übersicht über Ihre Zeitarten“ ).
12.3 Zeitarten löschen #
Möchten Sie eine Zeitart löschen,
so klicken Sie in der Ergebnisliste
auf das Löschen-Symbol
des betroffenen Datensatzes. Es öffnet sich ein Fenster mit einer
Sicherheitsabfrage.
Um eine Zeitart zu löschen, klicken Sie auf die Löschen-Schaltfläche. Danach wird die Zeitart aus dem System entfernt und Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung.